Налоговая проверка – когда ждать, к чему готовиться

Все налогоплательщики так или иначе сталкиваются с контролем со стороны налоговых органом. Формы контроля бывают разные, но самым неприятным является выездная налоговая проверка.

Справедливости ради стоит отметить, что не каждая компания попадает под выездную налоговую.

Есть компании, которые регулярно каждые три года проходят такую процедуру. Объясняется это тем, что выездной налоговой проверке не могут быть подвергнут период более трех лет, предшествующих году, в котором проводится проверка (пункт 4 статьи 89 НК РФ), в связи с чем налоговый орган, чтобы не пропустить какой-либо год деятельности компании проверяют ее не реже одного раза в три года.

Есть и другие компании, которые за 10-15 лет своей деятельности ни разу не подвергались выездной налоговой проверке. Это происходит потому, что налоговые органы отбирают кандидатов для проведения проверок выборочным способом, руководствуясь определенными критериями. Основным документом, использующимся в аналитической работе налоговиков, является Концепция системы планирования выездных налоговых проверок, утвержденная Приказом ФНС России от 30.05.2007 № ММ 3–06/333@. В ней определены 12 критериев налоговых рисков, по которым осуществляется отбор налогоплательщиков для проведения проверок. Инспекция путем анализа информации о деятельности налогоплательщика осуществляет отбор заинтересовавших компаний и включает их в план выездных налоговых проверок.  Таким образом, каждая компания (или индивидуальный предприниматель) могут столкнуться с выездной налоговой проверкой.

В связи с этим актуальным является вопрос - как подготовиться к налоговой проверке в компании, какие шаги предпринять перед встречей с налоговиками?

Шаг 1. Обратиться к Налоговому кодексу 

Прежде всего, руководству организации необходимо ознакомится с нормами Налогового кодекса РФ. Статьи 21 и 23 НК РФ содержат права и обязанности налогоплательщика. В статьях 31 и 32 НК РФ перечислены права и обязанности налоговых органов. Знание своих прав и обязанностей, а также порядка проведения процедуры проверки придаст вам уверенности при взаимодействии с проверяющими и поможет определиться с тактикой подготовительных действий. Вам необходимо обратить внимание на сроки, связанные с проверками, а именно, с какого события начинает исчисляться длительность налоговой проверки, каким событием определяется срок окончания налоговой проверки, какие сроки необходимо соблюдать налоговым органам и налогоплательщикам при оформлении и рассмотрении результатов налоговой проверки.

Выездная налоговая проверка начинается с вручения решения налогового органа о назначении проверки и вручения требования о предоставлении документов. При получении требования налогового органа о предоставлении копий документов компании необходимо будет заверить их надлежащим образом. НК РФ и подзаконные акты Минфина и ФНС России не содержат правил удостоверения копий. На практике на копии документа проставляется штамп «Копия верна» (в отсутствие штампа такая надпись может быть сделана от руки), подпись руководителя (или лица, уполномоченного доверенностью) с расшифровкой, печать (при наличии), дата заверения. Оригинал документа предоставляется проверяющим только для ознакомления и не может быть изъят у налогоплательщика без мотивированного постановления о выемке (ст. 94 НК РФ)

Шаг 2. Инвентаризация документов

Во-первых, необходимо привести в порядок (проверить наличие оригиналов):

• документы об установлении полномочий исполнительного органа (директора или генерального директора). Как правило директор назначается на определенный срок (3 года или 5 лет) и возникают ситуации, когда, либо пропускаются сроки продления полномочий руководителя, либо долго приходится искать документ о соответствующем продлении;
• приказа о назначении главного бухгалтера;
• правоустанавливающие документы на имущество организации;
• учетную политику. Необходимо также проверить соответствие учетной политики закону и фактически применяемым принципам ведения налогового учета, соответствует ли учетной политике порядок документооборота, применяемый в организации;
• договоры с контрагентами. В настоящее время большая часть документооборота ведется в виде скан-копий документов. Отсутствие договора само по себе не является нарушением, ведь факт поставки товара, выполнения работ или оказания услуг подтверждается первичными документами, но отсутствие оригинала договора несет с собой как гражданско-правовые, так и налоговые риски, подвергая сомнению реальность сделок с контрагентами.
• первичные документы. Бумажные первичные документы, должны быть подписаны от руки. Факсимильная подпись на документе не допускается. Переписка сторон, платежные поручения об оплате, акты или накладные, уже являются договором, если там есть все существенные условия для такого вида сделок (например, наименование и количество товара, наименование и сроки выполнения работ и т. д.). В первичных документах (актах, накладных) должны быть заполнены все обязательные реквизиты, подписи и печати.

Во-вторых, организуйте кадровый аудит, чтобы проверить наличие и правильность составления трудовых договоров, кадровых приказов, локальных нормативных актов, а также срок действия коллективного договора – это поможет бухгалтеру обосновать расходы на оплату труда.  В-третьих, сосредоточившись на инвентаризации бумажных документов, не упустите из виду такой важный аспект, как инвентаризация файлов. Если применительно к бумажным документам проверяется их наличие и правильность заполнения, то в отношении электронной информации проверка имеет противоположную цель – лишняя информация, не предназначенная для посторонних глаз, должна быть удалена. 

Шаг 3. Проверка контрагентов 

В большинстве случаев отказ в применении вычетов по НДС и учете затрат в составе расходов при расчете налога на прибыль связан с неблагонадежностью поставщиков и подрядчиков. Основными нарушениями в этой сфере налоговые органы называют приобретение товаров, работ, услуг у фирм-«однодневок». Статья 54.1 НК РФ написана про права, но фактически ввела обязанности налогоплательщиков по проявлению должной осмотрительности и проведения проверки контрагентов. Цель проверки - убедиться, что контрагент является добросовестной организацией, которая ведет реальную деятельность, и с ним можно заключить договор без рисков негативных налоговых последствий. При проверке контрагента также необходимо убедится, что у него имеются необходимые для выполнения сделки ресурсы.

Таким образом, организации, особенно в случае заключения договоров с новыми контрагентами, рекомендуется затребовать и получить копии учредительных документов, свидетельств о государственной регистрации и постановке на налоговый учет, банковской карточки, паспорта руководителя, приказа о назначении единоличного исполнительного органа и лица, уполномоченного на подписание первичных документов, выписки из ЕГРЮЛ, информацию об отсутствии задолженности перед бюджетом и др.

Необходимо предпринять и показать использование всех доступных способов для проверки контрагентов.  При этом желательно также запросить у контрагента необходимые документы по таможенному оформлению товара, расчету себестоимости продукции либо услуг, получению им необходимых сертификатов соответствия, наличию квалифицированного штата, интернет-сайта, посетить действующий офис, склад, осмотреть закупаемый объем товаров и т. д. 

Осуществление процедур проверки контрагентов и документальное их оформление (сбор документов) подтверждающих вашу должную осмотрительность следует вести постоянно. Накануне налоговой проверки собрать достаточный объем документов, скорее всего, будет затруднительно. 

На настоящий момент существует достаточно бесплатных и платных сервисов, предоставляющих возможности такой проверки.

Проверьте на сайте ФНС:

• зарегистрирована ли фирма в ЕГРЮЛ;
• есть ли у нее налоговая задолженность и сдает ли она отчетность;
• сколько уплатила налогов;
• привлекалась ли к ответственности за налоговые правонарушения;
• применяет ли спецрежим;
• величину ее доходов и расходов по бухотчетности;
• есть ли работники и их среднесписочную численность;
• не заявлял ли директор о том, что не имеет к фирме отношения.

Воспользуйтесь другими официальными ресурсами и узнайте: 

• является ли фирма действующей
• насколько часто она судится и по каким вопросам
• есть ли у фирмы долги по исполнительным документам

Если сделка крупная, и вам нужны официальные документы на контрагента.

Получите на него выписку из ЕГРЮЛ: бесплатную электронную — на сайте ФНС, зарегистрировавшись на нем или через личный кабинет налогоплательщика lkul.nalog.ru/; бумажную — в любой ИФНС за 200 руб., а срочно — за 400 руб. 

Можете запросить у контрагента заверенные копии (Письмо ФНС от 11.02.2010 N3—7—07/84): 

• устава, свидетельств о госрегистрации и о постановке на налоговый учет; 
• решения о назначении руководителя, второй и третьей страниц его паспорта. Паспорт можно проверить на сайте МВД; 
• последней бухотчетности.

Годовой отчет по запросу бесплатно выдадут в Росстате. 

Создайте досье на контрагента: распечатайте найденную информацию и сохраните в компьютере скриншоты интернет-страниц. Заведите на проверенного контрагента карточку.

Кроме того, доказательствами того, что привлекаемый контрагент обладает самостоятельной деятельностью, будут являться такие факты, как несение им расходов на транспорт, логистику, банковские услуги и сертификацию продукции, аренду и т. д. 

Для документов, свидетельствующих о проявлении организацией должной осмотрительности в отношении своих контрагентов, каких-либо сроков хранения не установлено. Такие документы необходимо хранить в течение всего времени, когда налоговый орган может их запросить, например, в рамках выездной налоговой проверки (п. 4 ст. 89 НК РФ) либо у организации будет необходимость их предъявлять в обоснование своей позиции о реальности заключенной сделки с контрагентом.

Шаг 4. Наличие экономической обоснованности сделок 

При заключении договоров сделка должна быть экономически обоснована, иметь реальную деловую цель и быть заключенной на обычных условиях.  Экономическая обоснованность проиллюстрировать достаточно непросто, так как каждый случай является уникальным. Но общие принципы в качестве примера привести можно. Например, если ваша компания привлекает для выполнения работ субподрядчиков, то следует запастить расчетами того, что собственными силами Ваша компания в установленные договором сроки выполнить необходимый объем работ не в состоянии, или не имеет техники, специалистов и т.д. Если Ваша компания привлекает стороннюю организацию для оказания услуг (юридических, консультационных, посреднических) то необходимо достаточно содержательно и конкретно сформулировать предмет договора и подготовить объяснения почему имеющийся в вашей компании персонал не мог выполнить те же действия (объем услуг, квалификация и т.д.)

Шаг 5. Подготовка помещений 

Важным аспектом является место проведения проверки. Да, несмотря на название, в ходе выездной проверки проверяющие могут ее проводить как по месту нахождения налогоплательщика, так и в помещениях налогового органа.

Классический вариант проведения налоговой проверки – на территории налогоплательщика. В этом случае целесообразно выделить проверяющим сотрудникам отдельное помещение, что позволит свести к минимуму случайные ситуации при проверке: лишняя информация из разговоров сотрудников, ознакомление с документами, которые проверяющие не запрашивали и которые не имеют отношение к предмету проверки. расположенное таким образом, чтобы исключить свободное передвижение проверяющих по офису и возможность утечки информации. Чем более полная техническая и бытовая экипировка предоставлена проверяющим, тем меньше поводов возникнет у них для путешествий по другим кабинетам компании в поисках сотрудников бухгалтерии, IT-специалистов и т. д. 

Разумным будет даже выделить на период проверки прошедшего соответствующий инструктаж сотрудника бухгалтерии, который разместится в одном кабинете с налоговиками и станет обеспечивать их коммуникации с персоналом и приносить в кабинет затребованные документы.

При этом необходимо помнить, что осмотр помещений, выемка документов и предметов, опрос свидетелей, должны проводиться в установленном законом порядке.  Должностные лица налоговых органов вправе иметь доступ на территорию и в помещения налогоплательщика, осматривать их при необходимости. Но такое право у инспекторов имеется, и они им регулярно пользуются. То есть вам не удастся добиться того, что инспекторы не заглянут ни в какие другие помещения, кроме того, которое им выделено вами для проведения проверки. В связи с этим в компании должны находиться только те документы и то имущество, наличие которых юридически и логически обосновано и целесообразно для ведения их деятельности. Судьба документов, не имеющих отношения к проверяемому лицу, будет аналогична судьбе лишних файлов – их необходимо удалить из офиса и производственных помещений. 

Этот же принцип распространяется на печати, штампы, образцы продукции, рабочие места сотрудников других организаций (в том числе входящих в одну группу). В офисе компании, которая готовится к налоговой проверке, должны храниться только ее документы и имущество.

Если у компании нет возможности предоставить инспекторам помещение, то проверка может быть проведена по месту нахождения налогового органа.  В этом случае часть сложностей, связанных с проведением проверки снимается, но обольщаться не стоит – проверить помещения перед проверкой и убрать из них все лишнее все равно необходимо.

С одной стороны, организация может выбрать место дислокации проверяющих, если воспользуется этой нормой. С другой стороны, просьбу перенести проверку в стены инспекции налогоплательщик должен обосновать. 

Место проведения проверки необходимо выяснить заранее. 

Обратите внимание, что местом нахождения компании считается то, где находится ее руководитель. Понятий «юридический», «почтовый» или «фактический адрес» законодательство не содержит. Если эти адреса не совпадают, внесите в ЕГРЮЛ соответствующие изменения. 

Шаг 6. Инструктаж персонала 

К визиту налоговиков следует подготовить и сотрудников. Свободного общения проверяющих с работниками компании лучше не допускать. Правильным решением будет поручить взаимодействие с инспектором одному или нескольким сотрудникам, имеющим знания в области налогов, юриспруденции и опыт прохождения налоговых проверок. 

Однако нельзя сбрасывать со счетов право налогового органа допрашивать свидетелей. Персонал нужно проинструктировать относительно ситуаций, которые могут произойти во время проверки, в том числе о том, в каких случаях работники должны дать свои показания, а в каких они могут отказаться предоставлять пояснения. 

Желательно проработать и ключевые принципы интервью с проверяющим: показания сотрудников должны быть основаны только на фактах, ответы должны быть краткими и прямыми и относиться только к поставленному вопросу. Показывать свою широкую осведомленность в делах фирмы в такой ситуации будет не только неуместно, но и в некоторых случаях небезопасно.