Особенности организации, ведения бухгалтерского учета при аренде нежилой недвижимости

Сдача в аренду помещений - довольно распространенный и, на первый взгляд, простой бизнес. В аренду сдаются как жилые, так и нежилые помещения.

Степень формальности и официальности взаимоотношений в рамках аренды бывает очень разной. Начинается это разнообразие с самого простого отсутствия каких-либо задокументированных отношений (без оформления договора), продолжается заключением договора, но без предоставления документов о получении оплаты и представления отчетности в налоговые органы и заканчивается полностью проработанным во всех нюансах договором и полной прозрачной отчетностью в налоговые органы.

Свое место в этом разнообразии участники арендного бизнеса выбирают в зависимости от специфики объектов, заказчиков и уровня взаимоотношений.

Самым безопасным является тот вариант, при котором отношения между арендодателем и арендатором полностью официальные.

Официальное ведение арендного бизнеса предусматривает учет полученных доходов, исчисление, уплату налогов.

Такое ведение бизнеса позволяет обеим сторонам учесть все возникающие у них расходы и исключает возможность «мелкого шантажа» с какой-либо стороны на предмет сообщения информации в контролирующие органы.

Сдавать объекты в аренду могут собственники-физлица, предприниматели, юридические лица. Организация и ведение учета у участников предпринимательской деятельности отличаются.

Оптимальный налоговый режим для арендодателя

Вначале нужно отметить, что для организаций часто сдача в аренду помещений не является основным видом деятельности. Поэтому при выборе системы налогообложения такие организации должны учитывать специфику всех осуществляемых видов деятельности.

Если же аренда является основным видом деятельности, то при выборе системы налогообложения можно ориентироваться на аренду и учитывать следующее.

Есть несколько режимов налогообложения доходов от сдачи в аренду:

• общая система налогообложения (ОСН);
• упрощенная система налогообложения (УСН);
• система налогообложения в виде единого налога на вмененный доход (ЕНВД);
• патентная система налогообложения (ПСН);

Индивидуальные предприниматели, как правило, используют спецрежимы. Сдавать нежилые помещения в аренду выгодно на ПСН, вмененке и упрощенке. В первом и втором случае учет как таковой практически отсутствует. Все, что нужно предпринимателю, правильно рассчитать и своевременно заплатить налог (оплатить патент). Что касается отчетности, владельцы патента не отчитываются в ФНС, вмененщики сдают общую декларацию по ЕНВД. С УСН все немного сложнее. Система налогообложения допускает учет только доходов или доходов за вычетом расходов. Какой формат будет максимально выгодным? Все зависит от количества сдаваемых помещений в аренду, стоимости услуг, наличия или отсутствия затрат, связанных с осуществлением предпринимательской деятельности в рамках реализации функций арендодателя.

Если говорить о физлицах, стоит упомянуть НДФЛ. Стандартная ставка по этому налогу – 13%. Очевидно, что сдавать в аренду нежилую и довольно дорогостоящую недвижимость при таких условиях налогообложения невыгодно. Рациональнее зарегистрировать ИП и снизить базовую налоговую ставку до 6% с полученных доходов. Юрлица сдают в аренду недвижимость, используя УСН. Этот режим позволяет оптимизировать затраты на налогообложение. ОСНО применяется довольно редко. Этот режим предусматривает исчисление, уплату большого количества разных налогов, ведение полноценного бухгалтерского учета. Рациональным применение общей системы может быть в случае нежелания юрлицом вести раздельный учет и совмещать несколько спецрежимов.

Основные нюансы бухучета недвижимости у арендодателя

Бухгалтерский учет аренды нежилой недвижимости, точнее доходов, полученных арендодателем, во многом зависит от применяемого субъектом режима налогообложения.

Вести бухгалтерский учет обязаны только юридические лица. ИП или физ. лица не зарегистрированные в качестве предпринимателей бухгалтерский учет вести не обязаны.

Если объектов, сдающихся в арену, много, они все имеют разную площадь, то для осуществления соответствующей деятельности могут использоваться разные режимы налогообложения. Раздельный учет требует ресурсозатрат, высокой квалификации бухгалтера.

При передаче нежилого помещения в аренду арендодатель продолжает оставаться собственником объекта. Соответственно, стоимость помещения не списывается с баланса. Данная норма регламентирована действующими ПБУ. Недвижимость, согласно действующему законодательству, причисляется к основным средствам. Такие объекты могут учитываться на разных счетах:

• 01, отражающем движение основных средств;
• 03, предназначенном для доходных вложений в материальные ценности.

Последний рекомендуется использовать, если нежилое помещение было приобретено непосредственно с целью сдачи в аренду и получения пассивного дохода. Еще одним важным нюансом бухучета нежилой недвижимости является начисление амортизации. Арендодатель начисляет ее по каждому из сдаваемых в аренду объектов отдельно. Амортизация включается в стоимость аренды. Оплачиваться арендная плата может постфактум (по прошествии учетного периода) и авансом. В последнем случае для отражения в учете денежных поступлений рекомендуется использовать субсчет, специально созданный для отражения расчетов по полученным авансам.

Учет арендованной недвижимости арендатором

Как учитывает арендную недвижимость арендодатель, понятно. А должна ли она каким-то образом отражаться в учете у арендатора? Попробуем разобраться. Согласно МСФО, имущественное право (а именно таковым является право действующего арендатора на использование объекта аренды) является активом. И учитываться он должен надлежащим образом. Регламентируется учет МСФО (IFRS) 16 «Аренда», действующим на территории РФ с июня 2016. Отступать от стандарта разрешается при взятии в аренду дешевой недвижимости на короткий срок. Согласно национальным ПБУ, арендованное имущество может относиться к основным средствам. Для его отражения в учете рекомендуется использовать забалансовый счет. Что касается порядка амортизации, оценки имущества арендодателем, таковой законодательно не установлен. Арендованные основные средства обычно отражаются на счете 001. Их оценка соответствует размеру арендной платы, указанной в договоре. Другую оценку, например по кадастровой стоимости, национальное законодательство использовать не запрещает, но и не требует. Если арендатор обращается к МСФО, арендованное имущество придется отражать в учете в составе основных средств. Это неизбежно влечет за собой увеличение налоговой базы, размера налога на имущество (НК РФ, ст. 374, п. 1).

Бухгалтерская первичка арендатора

Отражение в учете арендованного имущества невозможно без грамотного оформления первичных документов. Согласно ОЗ «О бухгалтерском учете», арендатором должны быть задокументированы:

• факт приема нежилого помещения;
• расчеты с собственником объекта (арендодателем);
• расходы на эксплуатацию арендованного помещения (ремонт, улучшение, коммунальные услуги и т.п.).

Также в обязательном порядке документируется факт возврата объекта арендодателю по окончании срока действия договора аренды. Расходы арендатора должны быть подтверждены. В случае отнесения к ним арендной платы подтверждающими документами служат: договор, заключенный с арендодателем, акт приема-передачи нежилого помещения, акт приема-передачи оказанных услуг. Арендные платежи относятся к прочим расходам, связанным с производством, реализацией (НК, ст. 264). Приниматься к учету они могут по дате расчетов с арендодателем, по дате предъявления налогоплательщику документов, являющихся основанием для осуществления расчетов, последним числом отчетного периода. Актуальный способ следует закрепить в учетной политике. Во избежание расхождений между налоговым и бухгалтерским учетом рекомендуется учитывать арендные платежи в составе прочих расходов последним числом отчетного периода.

Существенную проблему в учете аренды создают коммунальные платежи и платежи обслуживающим организациям. Встает вопрос – являются ли эти платежи доходом Арендодателя и нужно платить с них налоги, ведь несет эти расходы Арендатор. В данном вопросе многое зависит от структуры договорных отношений, правильно выстроить которые помогут квалифицированные юристы и налоговые консультанты.

Как организовать и вести учет?

Учет аренды и у арендодателя, и у арендатора может быть организован по-разному. Кто-то отдает предпочтение штатной бухгалтерии, кто-то – аутсорсингу. Сотрудничество с аутсорсером минимизирует риск допущения ошибок в учете, некорректного исчисления налогов. Учет аренды у арендатора тоже может быть штатным и внешним. На аутсорсинг его рационально передавать вместе с другими участками бухучета. Это позволит подобрать оптимальный способ отражения затрат, минимизирует риск учетных ошибок, занижающих или завышающих базу по налогу на прибыль. Грамотный, корректный учет аренды – ваша страховка от возможных претензий со стороны налоговиков. И не важно, снимаете вы нежилое помещение на короткий, длительный срок или, наоборот, оказываете услуги по аренде.